Política de Privacidad

1. Quiénes somos y qué cubre esto

Representamos a propietarios de propiedades residenciales y comerciales en apelaciones de sus valoraciones fiscales de impuestos sobre la propiedad. Para ello, analizamos los registros de valoración fiscal del condado, preparamos y presentamos apelaciones, y nos comunicamos con los tasadores del condado y las juntas de apelaciones en nombre del propietario.

Esta Política cubre información sobre propietarios de propiedades y sus representantes, personas que nos contactan o usan nuestro sitio web y — para nuestros servicios heredados de administración de propiedades — los individuos cuyos datos circulan a través de esa plataforma. No cubre las prácticas de los gobiernos de condado, que están sujetos a sus propias leyes y reglas de registros públicos.

2. Información que recopilamos

2.1 Información que usted nos proporciona

• Identificación de la propiedad: la dirección de la propiedad, número de parcela o identificación del tasador, condado y tipo de propiedad.
• Información del propietario y de contacto: su nombre, el nombre de la entidad propietaria, dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección postal.
• Documentos que usted decida proporcionar: avisos de valoración fiscal, recibos de impuestos, fotografías y — para propiedades productoras de ingresos — listas de alquiler, contratos de arrendamiento e informes de ingresos y gastos. Solicitamos estos documentos solo cuando respaldan la apelación.
• Registros de autorización y acuerdos: cuando usted firma una autorización que nos permite actuar en su nombre y nuestro acuerdo de servicios, conservamos los documentos firmados junto con el registro de firma electrónica descrito en nuestros Términos de Servicio, lo cual incluye su nombre escrito o dibujado, la fecha y la hora, y la dirección IP utilizada.

2.2 Información de los registros públicos y del condado

Los datos de valoración fiscal de la propiedad son públicos. Obtenemos los valores fiscales, el historial de valoración, las características de la propiedad, ventas registradas, registros de permisos, registros de propiedad y valoraciones fiscales comparables de los tasadores del condado, registradores y otras fuentes gubernamentales, así como de proveedores comerciales de datos que agrupan estos registros. Podemos buscar una propiedad a partir de su dirección antes de que usted sea cliente, y podemos hacerlo sin su participación, ya que esta información es de dominio público.

2.3 Información recopilada automáticamente en nuestro sitio web

• Datos de uso y del dispositivo: páginas vistas, enlaces en los que se hizo clic, página de referencia, ubicación aproximada derivada de la dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo e identificadores del dispositivo. Utilizamos un proveedor de análisis de productos para esto.
• Datos de programación: si programa una llamada, nuestro proveedor de programación recopila su nombre, correo electrónico, número de teléfono y cualquier información que usted ingrese, incluida la dirección de una propiedad.

2.4 Comunicaciones

Conservamos registros de nuestras comunicaciones con usted, incluidos correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas de voz, grabaciones y transcripciones de llamadas donde esté permitido y se informe, y notas sobre dichas comunicaciones.

2.5 Información de pago

Utilizamos un procesador de pagos externo para almacenar las credenciales de pago. Cuando usted registra una tarjeta, los detalles de la tarjeta van directamente a ese procesador. Nosotros solo recibimos y almacenamos una referencia de cliente, la marca de la tarjeta, los últimos cuatro dígitos y la fecha de vencimiento. No almacenamos números completos ni los códigos de seguridad de la tarjeta.

3. Cómo usamos la información

• Para evaluar si vale la pena presentar una apelación, comparando la valoración del condado con sus propias valoraciones comparables y registros públicos de ventas.
• Para preparar, presentar y dar seguimiento a una apelación, incluyendo la preparación de evidencias, correspondencia con el condado y su representación en una audiencia.
• Para comunicarnos con usted acerca de su propiedad, el estado de su apelación, fechas límite de presentación y solicitudes de documentos.
• Para calcular y cobrar nuestros honorarios cuando una apelación produce una reducción, bajo los términos de su acuerdo de servicios.
• Para operar, mejorar y desarrollar nuestros servicios y productos, incluyendo analizar qué propiedades probablemente estén sobrevaloradas, mejorar la precisión de nuestro análisis, entrenar y mejorar nuestros propios modelos, y desarrollar nuevos productos y funciones.
• Para crear datos agregados y desidentificados — información que ya no lo identifica a usted ni los detalles confidenciales de su propiedad — que podemos usar para análisis de mercado y otros fines comerciales lícitos.
• Para comercializar nuestros servicios, incluyendo contactar propietarios sobre una posible apelación, sujeto a la Sección 7 y a la legislación aplicable.
• Para cumplir con la ley y para establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.

4. Cómo compartimos la información

• Tasadores del condado, juntas de apelaciones y tribunales. Presentar una apelación requiere enviar información sobre usted y la propiedad a organismos gubernamentales. Consulte la Sección 5.
• Proveedores de servicios que trabajan en nuestro nombre, bajo contrato y limitados a lo que necesitan: alojamiento y almacenamiento en la nube, nuestro procesador de pagos, proveedores de correo electrónico, mensajes de texto y teléfono, nuestros proveedores de programación y análisis, y proveedores de servicios de inteligencia artificial utilizados para analizar registros y redactar comunicaciones.
• Profesionales que contratamos para su asunto, tales como tasadores o, cuando un asunto avance más allá de una apelación administrativa y usted lo acuerde, abogados.
• Cuando la ley lo requiera, incluyendo en respuesta a citaciones, órdenes judiciales o solicitudes gubernamentales legales.
• En una transferencia empresarial, como una fusión, adquisición, financiamiento o venta de activos, en cuyo caso la información puede transferirse a la parte adquirente sujeto a esta Política.
• Información agregada o desidentificada que no lo identifica a usted, y que podemos publicar o compartir, por ejemplo, para describir patrones de valoración en un condado.

5. Las apelaciones se convierten en registros públicos

6. No vendemos su información personal

No vendemos su información personal, ni la compartimos para publicidad conductual en diferentes contextos, según los términos utilizados en la ley de California. No vendemos ni alquilamos listas de clientes, ni vendemos información que lo identifique a usted a otros despachos de impuestos sobre la propiedad, prestamistas, aseguradoras ni contratistas.

Podemos crear, usar, licenciar y comercializar productos de datos y datos agregados o desidentificados derivados de la información que poseemos — incluyendo análisis, referencias y puntajes de riesgo — siempre que nunca lo identifiquen a usted como fuente de la información, nunca revelen sus documentos ni su información financiera de forma atribuible a usted, y nunca incluyan información que identifique a inquilinos o residentes individuales. Según la ley de California, los datos agregados y desidentificados no son información personal.

Si esto alguna vez cambia, actualizaremos esta Política antes de que el cambio entre en vigencia y, donde la ley lo exija, le ofreceremos una manera de optar por no participar.

Esta sección describe nuestros servicios de apelación de impuestos sobre la propiedad. La información que procesamos en nombre de clientes de administración de propiedades se rige por nuestra Política de Privacidad para Administración de Propiedades.

7. Llamadas, mensajes de texto y correo electrónico

Podemos comunicarnos con usted por correo electrónico, mensaje de texto y teléfono acerca de una posible apelación, una apelación en curso o su cuenta. Algunas de estas comunicaciones pueden enviarse utilizando tecnología automatizada y algunas pueden ser realizadas o redactadas con la ayuda de inteligencia artificial.

Sus opciones

• Mensajes de texto: responda STOP a cualquier mensaje para darse de baja, o HELP para obtener ayuda. La frecuencia de los mensajes varía. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. El consentimiento para recibir mensajes de texto de mercadeo no es condición para comprar algo con nosotros. Vea nuestra términos del programa de mensajería y información de consentimiento.
• Correo electrónico: utilice el enlace para cancelar la suscripción en cualquier correo de mercadeo, o envíenos un correo electrónico. Aún le enviaremos mensajes necesarios para una gestión activa, como una fecha límite de presentación o una solicitud de documento.
• Llamadas: infórmenos durante cualquier llamada, o contáctenos por escrito, y lo añadiremos a nuestra lista interna de no llamar.

Optar por no recibir marketing no finaliza un servicio en curso, ni detiene las comunicaciones necesarias para representarlo en una apelación pendiente.

8. Acceso al correo electrónico de los socios de referencia

Los administradores de propiedades y otros socios de referencia pueden conectar su propia cuenta de correo electrónico a su página de socio de Castellan, de modo que las presentaciones personales que revisan y confirman se envíen a sus propietarios desde su propia dirección. Admitimos cuentas de Microsoft (cuentas personales de Outlook.com y cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365) y cuentas de Google (Gmail y Google Workspace). Conectar un buzón es opcional. En lo que respecta a la información que obtenemos a través de esta conexión, esta sección prevalece sobre cualquier otra disposición de esta Política.

8.1 Los permisos que solicitamos

• Microsoft: el permiso delegado de Microsoft Graph Mail.Send, que nos permite enviar correo electrónico en su nombre, junto con User.Read, openid, emaily las offline_access, que le permiten iniciar sesión, nos permiten leer la dirección de correo electrónico de su cuenta y mantienen la conexión activa hasta que usted la desconecte.
• Google: el permiso de Gmail https://www.googleapis.com/auth/gmail.send, que nos permite enviar correo electrónico en su nombre, junto con openid y email, que le permiten iniciar sesión y nos permiten leer la dirección de correo electrónico de su cuenta.

Estos permisos son exclusivamente de envío. Nunca solicitamos permiso para leer, buscar, enumerar, modificar ni eliminar su correo electrónico, sus contactos ni sus calendarios.

8.2 Cómo lo usamos

Usamos este acceso únicamente para enviar los correos electrónicos de presentación que usted revisa en una vista previa y confirma. Cada uno se envía desde su buzón con copia a la bandeja de entrada compartida de Castellan, y una copia queda en su carpeta de Enviados. Leemos la dirección de correo electrónico de su cuenta únicamente para mostrarle qué buzón está conectado. Por cada correo enviado, registramos el destinatario, las direcciones en copia, el asunto, el texto enviado, la hora, y el estado de entrega y el identificador del mensaje que devuelve su proveedor de correo electrónico, para sus registros y los nuestros.

8.3 Lo que nunca hacemos

Nunca leemos su correo. En cuanto a la información que obtenemos a través de esta conexión:

• no la vendemos;
• no la usamos ni la transferimos con fines publicitarios, incluida la publicidad de retargeting, personalizada o basada en intereses;
• no la usamos para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático;
• no la usamos para determinar la solvencia crediticia ni con fines de préstamo;
• no la transferimos a nadie, salvo cuando sea necesario para prestar o mejorar esta función, y solo con su consentimiento; por motivos de seguridad, como la investigación de abusos; para cumplir con la ley aplicable; o como parte de una fusión, adquisición o venta de activos, y en ese caso solo después de obtener su consentimiento previo y explícito; y
• no permitimos que ninguna persona la lea, salvo que usted nos haya dado su acuerdo explícito y afirmativo para ver mensajes específicos; que sea necesario por motivos de seguridad, como la investigación de un error o de un abuso; que sea necesario para cumplir con la ley aplicable; o que la información haya sido agregada y anonimizada y se utilice para nuestras operaciones internas de conformidad con la ley aplicable.

8.4 Seguridad y desconexión

Los tokens de acceso y de actualización que su proveedor de correo electrónico nos emite se cifran en reposo. Usted puede desconectar su buzón en cualquier momento. Cuando lo haga, eliminaremos de inmediato los tokens que almacenamos y detendremos cualquier correo de presentación que aún no se haya enviado. En el caso de una cuenta de Google, también revocamos nuestro acceso ante Google, y usted puede revisar o eliminar el acceso en cualquier momento en myaccount.google.com/connections. Microsoft no ofrece a las aplicaciones una forma de revocar el acceso que usted les otorgó, por lo que, en el caso de una cuenta de Microsoft, eliminamos nuestra copia de los tokens, y usted puede eliminar el acceso de Castellan en account.live.com/consent/Manage (cuentas personales) o en myapps.microsoft.com (cuentas profesionales o educativas).

8.5 Requisitos de Google y Microsoft

El uso que Castellan haga de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). El uso de la información recibida a través de los permisos de Google Workspace se ajustará a la Política de Datos del Usuario de Google (Google User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). Nuestro uso de la información obtenida a través de Microsoft Graph está limitado de la misma manera, a los usos descritos en esta sección.

9. Grabación de llamadas

Podríamos grabar o transcribir llamadas telefónicas por calidad, capacitación, precisión de nuestros registros y para capturar detalles de una propiedad. Algunos estados, incluido California, requieren que todos los participantes de la llamada consientan la grabación. Si una llamada se graba, se lo informaremos al inicio de la llamada. Si no desea ser grabado, indíquelo y detendremos la grabación o continuaremos sin ella.

10. Sus derechos de privacidad

Dependiendo de dónde viva, usted puede tener algunos o todos los siguientes derechos respecto a su información personal:

• A saber o acceder qué información personal tenemos sobre usted, de dónde la obtuvimos, por qué la tenemos y con quién la compartimos.
• A corregir información personal que sea inexacta.
• Para eliminar información personal, sujeto a excepciones — es posible que necesitemos conservar registros de una apelación presentada, un acuerdo firmado o una transacción para cumplir con la ley o para hacer valer nuestros derechos. La información que ya se encuentre incorporada en conjuntos de datos agregados o desidentificados no puede ser retirada, porque ya no lo identifica a usted.
• Para obtener una copia portátil de la información que usted nos proporcionó.
• Para optar por no participar en la venta, el intercambio para publicidad dirigida o ciertas decisiones automatizadas. Como se indica en la Sección 6, no vendemos ni compartimos información para esos fines.
• Para estar libre de represalias por ejercer estos derechos. No le negaremos el servicio, no cobraremos un precio diferente ni le brindaremos un servicio de menor calidad porque haya ejercido un derecho de privacidad.

Para realizar una solicitud, envíe un correo electrónico info@castellan.so con el asunto "Solicitud de Privacidad". Verificaremos su identidad antes de actuar, lo que generalmente significa confirmar información que ya tenemos, y responderemos dentro del plazo que permite la ley aplicable. Un agente autorizado puede hacer una solicitud en su nombre con prueba escrita de autoridad.

Tenga en cuenta que la información sobre una propiedad, incluido su valor fiscal y el propietario registrado, es información pública en poder del condado. Eliminarla de nuestros sistemas no la elimina de los registros públicos.

11. Residentes de California (CCPA/CPRA)

Si usted reside en California, la Ley de Privacidad del Consumidor de California, según enmiendas, le otorga los derechos descritos en la Sección 10. En los doce meses anteriores a la fecha de esta Política, hemos recopilado las siguientes categorías de información personal: identificadores (como nombre, dirección postal, correo electrónico, número de teléfono y dirección IP); información comercial (como la propiedad involucrada y los servicios contratados); información financiera (como metadatos de tarjetas de pago en poder de nuestro procesador y, cuando usted los proporciona, registros de ingresos y gastos de la propiedad); actividad en Internet y redes (como el uso de la página web); geolocalización aproximada derivada de la dirección IP; grabaciones de audio, cuando se graba una llamada según lo descrito en la Sección 9; e inferencias extraídas de lo anterior, como si una propiedad parece sobrevalorada fiscalmente.

Recopilamos estas categorías de usted, de sus representantes autorizados, de registros públicos del condado y otros, de proveedores de datos y automáticamente a partir del uso que hace de nuestro sitio web. Las usamos y divulgamos para los fines mencionados en las Secciones 3 y 4. No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad conductual de contexto cruzado. No recopilamos conscientemente información personal de menores de 16 años.

No utilizamos ni divulgamos información personal sensible para fines distintos a aquellos permitidos que no requieren derecho a limitar según la ley de California.

La ley "Shine the Light" de California permite a los residentes de California solicitar información sobre la divulgación de información personal a terceros para sus propios fines de marketing directo. No hacemos dichas divulgaciones.

12. Cuánto tiempo conservamos la información

Conservamos la información mientras la necesitamos para el propósito por el cual la recopilamos, y luego por el tiempo que nos lo exige o razonablemente necesitamos conservarla. En la práctica:

• Los expedientes de apelaciones, autorizaciones firmadas y acuerdos de servicios se conservan al menos durante la vigencia del compromiso y el periodo en el que el resultado siga afectándole — en algunos estados una apelación exitosa afecta los impuestos de años posteriores — y después según sea necesario para nuestros registros, impuestos y fines legales.
• Los registros de transacciones y honorarios se conservan durante el tiempo requerido por las normas fiscales y contables.
• Los registros de consentimiento y exclusión se conservan indefinidamente, porque los necesitamos para respetar sus elecciones y demostrar que lo hicimos.
• Los datos analíticos del sitio web se conservan de acuerdo con el calendario de retención de nuestro proveedor de análisis.
• Los datos agregados y desidentificados se retienen indefinidamente y no se eliminan cuando finaliza un compromiso, porque ya no lo identifican a usted.

13. Seguridad

Utilizamos medidas administrativas, técnicas y físicas diseñadas para proteger la información contra el acceso, uso y divulgación no autorizados, incluido el cifrado de datos en tránsito, controles de acceso que limitan quién en nuestro equipo puede ver qué, y el uso de proveedores de infraestructura y pago confiables. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro y no podemos garantizar seguridad absoluta. Si cree que su información ha sido comprometida, contáctenos de inmediato.

14. Procesamiento automatizado e inteligencia artificial

Utilizamos software, incluida inteligencia artificial, para leer registros públicos de valoración fiscal, identificar propiedades comparables, estimar si una propiedad parece sobrevalorada fiscalmente, redactar documentos y comunicaciones, y resumir llamadas. Esto nos ayuda a revisar muchas más propiedades de las que podríamos manualmente.

Estas herramientas informan nuestro trabajo; no lo sustituyen. Una persona en Castellan revisa el análisis antes de decirle si creemos que vale la pena presentar una apelación y antes de presentar cualquier documento en su nombre. No utilizamos procesamiento automatizado como único recurso para tomar una decisión que tenga efecto legal o similarmente significativo sobre usted. La información que enviamos a proveedores de servicios de IA está sujeta a contratos que limitan su uso, y no permitimos que esos proveedores utilicen su información para entrenar sus modelos de uso general. Podemos utilizar la información que usted proporciona para entrenar y mejorar nuestros propios modelos y análisis.

15. Servicios heredados de administración de propiedades

Castellan previamente proporcionó software de inteligencia artificial para arrendamiento y comunicación con residentes a empresas de administración de propiedades, y sigue atendiendo a un pequeño número de clientes existentes. Cuando brindamos esos servicios, la empresa de administración es responsable de los datos de sus residentes, solicitantes y proveedores, y nosotros procesamos esos datos en su nombre y bajo sus instrucciones.

Si usted es un residente o solicitante que recibió una llamada, mensaje de texto o correo electrónico en relación con una propiedad que alquila o solicitó alquilar, esa comunicación fue enviada en nombre de su empresa administradora de la propiedad. Las solicitudes sobre sus datos suelen dirigirse mejor a ellos y los asistiremos en su respuesta. La política detallada para esos servicios está en Política de Privacidad para Administración de Propiedadesy los términos del programa de mensajería están en Términos SMS.

16. Privacidad infantil

Nuestros servicios están dirigidos a propietarios y no están destinados a menores. No recopilamos conscientemente información personal de menores de 16 años. Si cree que un menor nos proporcionó información, contáctenos y la eliminaremos.

17. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política. Cuando lo hagamos, cambiaremos la fecha de "Última actualización" que aparece arriba. Si un cambio reduce materialmente sus derechos o amplía materialmente el uso de su información, le daremos un aviso adicional, como por correo electrónico o mediante un aviso en nuestro sitio web, antes de que entre en vigor.

18. Contáctenos

Reliable Intelligence Inc. (Castellan)
636 Presidio Ave, Apt 7
San Francisco, CA 94115
Correo electrónico: info@castellan.so

Para una solicitud de privacidad, por favor use la línea de asunto "Solicitud de Privacidad" para que podamos canalizarla correctamente.